Kui olete asutanud ettevõtte, tasub kohe mõelda ka selle peale, kuidas raamatupidamine korraldada: kui see jätta hilisemaks, on asi märksa keerulisem ja kulukam. Anname siin artiklis mõned näpunäited, kuidas raamatupidamist lihtsalt korraldada.

Kui ettevõte luua paari minutiga äriregistris, siis võib jääda märkamata, et juhatuse liikmel on hulk kohustusi, muuhulgas vastutus korraldada raamatupidamist. See tähendab, et juhatuse liikme vastutada on, et  raamatupidamine oleks korraldatud vastavalt raamatupidamise seadusele ja finantsaruandluse standardile ning majandusaasta lõppedes ka ettevõtjaportaalis aruanne esitatud.

Olen ise olnud alustav ettevõtja ning tean, et uut äriideed katsetades on oluline hakata kiiresti tulu teenima ning keskenduda põhitegevusele. Raamatupidamine selles staadiumis võib näida tüütu lisakoormusena, millest on lisaks ka keeruline aru saada.

Samas tean oma kogemusest alustavale ettevõtjale südamele panna: ärge jätke raamatupidamise korraldamist mingile hilisemale perioodile. Pange kohe paika, kas hakkate seda ise tegema, ostate teenuse sisse või palkate raamatupidaja. Hiljem bilanssi kokku saada on kordades keerulisem ja kulukam.

Ise või mitte?

Kui omate põhiteadmisi raamatupidamisest ning olete puutunud kokku mõne raamatupidamisprogrammiga, siis loomulikult on alguses alustava ettevõtjana kõige odavam teha oma raamatupidamist ise. Algust tuleks teha raamatupidamisprogrammi valimisega.

Turul on väga häid ja lihtsaid tarkvaralahendusi, mis on pilvepõhised ja ligipääsetavad igast nutiseadmest. Ka Eesti riik on loonud just alustavale ettevõtjale mõeldes väga odava raamatupidamisprogrammi e-arveldaja, mille kasutamine on esimesel aastal tasuta.

Samas maksab ka teie enda aeg raha – aeg, mille saaksite suunata põhitegevusega tegelemiseks. Kui te pole kindel oma raamatupidamisalastes teadmistes, siis on võib olla mõistlikum tellida teenus professionaalilt. Tellime ju ka elektrikult elektritööd ja torumehelt torutööd.

Raamatupidamisteenus ei ole tänapäeval enam sugugi kallis. Seda hinnastatakse kannete või töötundide alusel. Samuti ei pea te kulutama oma aega, et valida raamatupidamisprogrammi, ka see on teenusepakkujal olemas.

Küll aga tasub meeles pidada, et isegi kui te tellite teenuse või palkate raamatupidaja, siis vastutus raamatupidamise korraldamise eest lasub juhatuse liikmel, seega valige targalt. Nii nagu igas sektoris, võib ka raamatupidamisteenuse pakkuja kvaliteet kõikuda. Tasub võtta mitmeid pakkumisi ning teha valimisel põhjalikult eeltööd ja küsida soovitusi.

Uurida tasub nii raamatupidaja hariduse kui ka kogemuse kohta, üksnes hinna järgi ei tasu valikut langetada. Kindlasti tasub vaadata raamatupidajate kutseühenduse Eesti Raamatupidajate Kogu kodulehelt, millised teenusepakkujad on saanud nende ametliku tunnustuse ning uurida, kas raamatupidamisteenuse pakkujal on lisaks ka raamatupidaja ametlik kutsetase.

Mida peate kindlasti ise teadma ja tegema?

Ka raamatupidaja palkamine ei muuda seadusesätet, et lõplik vastus lasub ettevõtjal endal. Koostöö raamatupidajaga on seega väga tähtis. Kindlasti tasub silmas pidada järgmist:

Säilitage hoolega kõik ettevõtlusega seotud arved, tšekid, lepingud ja teised dokumendid. Pidage meeles, et raamatupidamise dokumente tuleb säilitada 7 aastat selle majandusaasta lõpust, kui tehing raamatupidamises kajastus.

Looge süsteem ja tegelege algusest peale kõikide dokumentidega süsteemselt, paigutage need vastavatesse kaustadesse: näiteks jaotage eraldi tšekid ja arved, vajadusel ka projektide või klientide kaupa. Kõige mugavam on seda teha digitaalselt.

Viige ennast kurssi, kuidas vormistada korrektselt algdokumente. Üldjuhul peab dokument vastama kaheksale tingimusele, mis on loetletud raamatupidamisseadus.

Hoidke ettevõtte raha ja isiklik raha eraldi. Ettevõtte pangakaarti ei tohiks kunagi kasutada isiklike kulutuste eest maksmiseks.

Kaaluge, kas registreerida end käibemaksukohustuslaseks. Kui teie ettevõtte käive ületab 40 000 eurot, tuleb teil ennast registreerida käibemaksukohustuslasena ja see tähendab igakuist aruandluskohustust. Registreerida saab ka siis, kui käive on väiksem.

Käibemaksukohustuslaseks tasub vabatahtlikult registreeruda näiteks siis, kui teie ettevõte pakub teenuseid või tooteid põhiliselt teistele ettevõtetele ning vajab selleks ka ise teiste ettevõtete tooteid või teenuseid. Kasulik on see seetõttu, et tõenäoliselt on enamik aktiivseid ettevõtteid, kes turul tegutsevad, juba käibemaksukohustuslased ja nende müüdavatele kaupadele või teenustele on juba käibemaks lisatud.

Kui olete maksukohustuslane, saate teha tasaarvelduse müügikäibemaksu ja ostukäibemaksu vahel. Samuti on teil õigus ostudelt makstud käibemaks maksuametilt tagasi küsida. Täpsemalt saab maksukohustuse kohta lugeda siit.

Jälgige, mis aruandeid on vaja riigile esitada ning tehke selleks aegsasti ettevalmistusi. Kui olete näiteks käibemaksukohustuslane, on tarvis igakuiselt esitada käibedeklaratsioon (KMD). Kui teil on töötajad, tuleb esitada igakuiselt tulu- ja sotsiaalmaksu, kohustusliku kogumispensioni makse ja töötuskindlustusmakse deklaratsioon (TSD).

Kõigil ettevõtetel (ka nendel, mis aktiivselt ei tegutse) tuleb esitada riigile majandusaasta aruanne – sellega tasub tegeleda aegsasti, et viimasel hetkel palju tööd poleks. Kui esitate majandusaasta aruande õigeaegselt, annate partneritele signaali, et olete usaldusväärne ettevõtja. Aruanne on ka väga vajalik selleks, et riik saaks koostada õiget statistikat ning suunata näiteks toetused sinna, kus neid on vaja.

Miks see kõik oluline on?

Eestis on palju tublisid hakkajaid ettevõtjaid, keda tuleb aina juurde. Kui 2018. aastal  registreeriti pea 23 300 uue äriühingu ja füüsilisest isikust ettevõtja, siis 2020. aastal ulatus arv juba üle 24 700.

Rahandusministeeriumi üks oluline ülesanne usaldusväärse ja läbipaistva majanduskeskkonna loomine ning hoidmine. Selle eelduseks on korrektne ja õigeaegne informatsioon kõikide ettevõtete kohta.

Kui riigini jõuab õige info, sealhulgas läbi majandusaasta aruannete, on õige ka statistika, mida kasutab iga ettevõtja oma äritegevuses. Riik teab, mis sektoril läheb paremini ja kellel on seis kehvem – nii jõuavad toetused sinna, kuhu neid on päriselt vaja. Kui riigini jõudvad andmed on vigased, ei pruugi ka abi jõuda õigesse kohta.

Õige pildi saamiseks on tähtis iga ettevõte. Kui esitate majandusaasta aruande õigeaegselt, annate  oma panuse sellesse, et Eesti riik ja majandus toimiks ning meie majanduskeskkond oleks usaldusväärne ning Eesti vastu tunneksid huvi investorid nii kodumaalt kui mujalt maailmast.