Kümme sammu bürokraatia vähendamiseks

Rahandusministeeriumi riigihalduse ja avaliku teenistuse osakonna nõunik Nele Nõu 

Riik algatas bürokraatia vähendamise projekti, sest sujuv asjaajamine on ideaal nii kodaniku kui ametniku jaoks. Valitsus arutas selle algatuse esimesi vahetulemusi ja edasisi plaane. Rahandusministeerium kutsub jätkuvalt üles avaliku sektori asutusi teada andma tegevustest, mille raames asjaajamine on ebamõistlikult keeruline või andmete kogumine põhjendamatult kordav.

Mis on mis?

2016. aastal alustati rahandusministeeriumi eestvedamisel nullbürokraatia egiidi all riigiasutuste vahelise bürokraatia vähendamise projektiga. Eesmärk on vähendada bürokraatiat riigisisesel asjaajamisel, eelkõige asutuste omavahelises suhtluses ja töökorralduses, mis teeb kokkuvõttes ka kodanikule riigiasutusega suhtlemise lihtsamaks.

Avaliku sektori sisese bürokraatia vähendamiseks 2016. aastal kogutud 963 ettepanekust jäi pärast dubleerivate ja mitte teostatavate ettepanekute eemaldamist sõelale 418, millega otsustati edasi tegeleda. 2018. aasta alguseks oli 418-st esitatud ettepanekust täidetud 164 (vt tabel), 28 tegevust hinnati mitte teostatavaks ning edasi tegeletakse 170 ettepaneku elluviimisega, et veelgi vähendada halduskoormust avalikus sektoris. 56 tegevust liigitati jooksvate küsimuste alla, sest nende täpset teostamise lõpptähtaega ei olnud võimalik määratleda. Sellised tegevused on näiteks pidev sihtrühma koolitamine või koostöö edendamine asutuste vahelises suhtluses.

Mõned kaalukamad tegevused möödunud aasta avaliku sektori sisese bürokraatia vähendamisest:

Jätkub üleminek paberil asjaajamiselt digitaalsele

Registreid arendatakse nii, et teenuste kasutamine ja info kättesaamine muutuks lihtsamaks ja kiiremaks. Ära jääb terve rida seni eraldi töötaja poolt andmesisestuseks tehtud tööülesandeid ning väheneb registri kasutajate nõustamisele kulunud aeg. Selleks arendati IT keskkondi – näiteks riigihangete register, ehitisregister, majandustarkvara SAP personali- ja palgaarvestuse teostamiseks jne.

Üks kord küsid andmeid, kasutad mitu korda

Inimeste tehnilise töö mahtu on oluliselt vähendanud andmebaaside ristkasutuse suurendamine ning andmete ühekordse küsimise põhimõte. Näiteks on selleks, et saada hankelepingu juures jooksvalt ülevaadet selle lepingu alusel teostatud väljamaksetest, liidestatud majandustarkvara SAP riigihangete registriga. Seega ei ole vaja lepingu täitmisega seotud infot pidevalt küsida asutuse finantsjuhilt, vaid sellest on jooksvalt hea ülevaade.

Lihtsustame aruannete esitamist

Aruandlus 3.0 projekti käigus on loodud Maksu- ja Tolliameti, Statistikaameti ja Eesti Panga vahel ühine loend „palk ja tööjõud“ valdkonnas ning kokku on lepitud andmete ühekordse küsimise põhimõte. Sellega on loodud personali- ja majandusarvestuse andmete automaatse liikumise tehnoloogiline lahendus, mis lähtub minimaalsuse ja lihtsuse printsiibist ja on riigisisese asjaajamise mõttes väga väärtuslik. See tähendab, et raamatupidajad sisestavad ettevõtte andmed raamatupidamistarkvarasse ja aruandluseks vajalikud andmed edastatakse sealt automaatselt otse Maksu- ja Tolliametile ning Statistikaametile. Selleks võib olla ettevõttel vaja oma infosüsteeme seadistada, et andmed oleksid seal sobival kujul esitatud, kuid peale ühekordset seadistamist ei pea enam täitma eraldi deklaratsioone ja statistilisi küsimustikke. Nii vähendatakse ettevõtjate halduskoormust andmete ja info esitamisel.

Riigi finants- personali- ja palgaarvestus koondub ühte asutusse

2017. aastal jõudis lõpule riigi tugiteenuste ühendamine ja kesksele teenusele üleminek. Nüüd kasutavad kõik riigiasutused ühte majandustarkvara ning enamike riigiasutuste finants-, personali- ja palgaarvestus tehakse Riigi Tugiteenuste Keskuses. Selle tulemusel on tõusnud arvestusteenuse kvaliteet, vähenenud tööhulk ning sellele kuluv aeg. Asutused saavad tegeleda vähem nö tugiteenustega ja keskenduda rohkem oma põhitööle.

Ametnik asub paberivabalt puhkust vormistama

Palju positiivset tagasisidet riigitöötajatelt on saanud riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP), mille kaudu saab töötaja ise planeerida ja vormistada oma puhkusi ja lähetusi, registreerida end koolitustele ning saada ülevaadet tema kasutusse antud töövahenditest. Portaal on oluliselt vähendanud personalitöötajate töökoormust ning on hinnatud oma kasutajasõbralikkuse poolest.

Kõige suurema muutuse on kaasa toonud puhkuste ja lähetuste moodul. Möödunud aasta lõpu seisuga kasutab puhkuste portaalis vormistamist 192 asutust ning lähetusi korraldavad seal 185 asutust. Töötajad saavad RTIPis ise andmeid sisestada ja juhid kiirelt oma kinnituse anda. Selle info põhjal on olemas vajalik teave aruandluseks ning ülevaade tegevustest ja kuludest. Personalitöötajatel pole enam vaja koostada puhkusegraafikuid eraldi failides, meelde tuletada lähetusaruande esitamist ega koguda allkirju.

Kuna portaal on liidestatud personali- ja palgaarvestusprogrammiga SAP ja dokumendihaldussüsteemidega, siis ei pea enam andmeid mitu korda sisestama. 2017. aastal valminud majanduskulude mooduli abil on riigiasutuste töötajatel võimalik esitada majanduskulude hüvitamise taotlusi ja näha nende ajalugu. Lisaks saavad asutuste finantstöötajad ja juhid senisest lihtsamalt hüvitiskulusid kooskõlastada ning kontrollida hüvitiste vastavust kehtestatud limiitidele. Majanduskulude moodulit kasutab 127 asutust.

Riigihangete läbiviimine kompetentsikeskusse

Riigi Tugiteenuste Keskus tegeleb ka riigihangete keskse korraldamisega. Selle eesmärk on kokku hoida spetsialistide aega, mis kuluks eraldi asutustes hanke tehnilise läbiviimise ja õiguslike nõuete selgeks tegemisele. Nii väheneb vigade tegemine ja vaidlustamise tõenäosus riigihangetes. Ühishangete korraldamine võimaldab suurema mahu juures saada paremat hinda, säästa maksumaksja raha ning pakkujate tööhulka hangetel osalemisel.

Paindlikum riigihangete seadus

Eelmisel sügisel jõustus uus riigihangete seadus, mis avardas hankijate võimalusi riigihangete paindlikumaks korraldamiseks. Tõsteti mitmeid piirmäärasid, mille tõttu said hankijad väiksemate ostude tegemiseks vabamad käed. Hankemenetluste puhul võeti kasutusele bürokraatiat vähendavad vahendid nagu pöördmenetlus ja hankepass. Kohaliku maksu maksuvõla kontrollimisel võeti aluseks hankija asukoht. Seega kui hankija teab, et tema asukoha kohalik omavalitsus ei ole kohalikke makse kehtestanud, ei pea ta nende maksude võlga ka kontrollima.

Haldusaktid lihtsamalt inimesele kätte

Haldusmenetluse seaduse
muudatusega möödunud aasta lõpus kaotati kohustus küsida iga kord isiku nõusolekut, et talle haldusakt digitaalselt kätte toimetada. Varasema seaduse järgi oli dokumendi elektrooniline kätte toimetamine võimalik üksnes isiku nõusolekul. See takistas üleminekut ühtsele elektroonilisele asjaajamisele ning oli kulukas, aeglane ja ebamõistlik olukorras, kus valdaval osal inimestel on olemas e-posti aadress. Uue seaduse järgi isiku igakordset nõusolekut enam vaja ei ole. Lisaks on nüüd teatud tingimustel võimalik autenditud menetlussüsteemis digitaalse allkirja asemel registrikanne või toiming lihtsalt kinnitada, mis vähendab ametniku poolt toimingu teostamisele kuluvat aega.

Riigi vara üleandmine lihtsustus

Riigivaraseaduse muudatustega
lihtsustati riigi vara võõrandamise, üleandmise ja kasutusse andmise tingimusi. Loodi võimalus anda riigile kuuluv vara teisele riigiasutusele tasuta kasutada, leppida kokku kulude hüvitamises ning lihtsustatud on varade üleandmise protseduure valitsemisalade vahel. Kinnisvara üleandmisel ühelt valitsejalt teisele ei ole vaja enam valitsuse otsust, vara antakse üle asutuste omavahelisel kokkuleppel üleandmise akti alusel. Samuti on põhivara müügi korda muudetud selliselt, et riigivara valitseja võib anda oma haldusalas asuvatele volitatud asutustele pädevuse otsustamiseks, sh vara võõrandamiseks.

Riigilõivu kontroll riigikassas muutub automaatseks

Välja töötamisel on arendus, millega saaks teostada automaatset riigilõivu kontrolli riigikassast ja võrrelda infot järelevalve infosüsteemi andmetega.

Viime ellu varasemad ja ootame uusi algatusi

Kutsume avaliku sektori töötajaid ka tänavu andma märku tegevustest, kus saaks veelgi tõhustada töökorraldust ja jätta ära ebamõistlikke tegevusi. Infot ootab rahandusministeerium jooksvalt e-posti aadressil nullbyrokraatia@fin.ee. Oodatud on kõik ettepanekud, nii suured kui väikesed, mis aitavad vähendada riigi halduskoormust. Lisaks arvestame, et paljude väikeste ettepanekute esitamine ühes valdkonnas võib viidata struktuursema probleemi lahendamise vajadusele.

Paralleelselt uute ettepanekute kogumisega viime ellu ka varasemad ettepanekud. Näiteks, on töös  luua ühtne müügisüsteem, mille pilootprojektina võetakse koolides kasutusele müügisüsteem ERPLY, liidestades selle SAP-iga. Kui projekt osutub edukaks, siis pakutakse süsteemi ka teistele huvitatud riigiasutustele. Lisaks on plaanis riigiülese transkriptsiooniprogrammi arendamine, mis vähendaks audiosalvestuse lahti kirjutamisele ja tõlkimisele kuluvat aega ning hoiaks kokku tööjõudu.

Jätkatakse ka andmete ühekordse küsimise põhimõtte juurutamist. Statistikaametist on kujunemas andmeagentuur – selleks võetakse maksimaalselt kasutusele andmeid, mis on riigil juba olemas ning jätkatakse aruandlus 3.0 projektiga ehk masinpõhise andmekorje elluviimisega.

Hangete valdkonnas on plaan võtta kasutusele uus riigihangete register, et lihtsustada ja kiirendada tegevusi nii hanke korraldajatele kui ka pakkujatele.

Täname kõiki, kes on seniseid ettepanekuid tehes kaasa mõelnud, kuidas riik võiks olla lihtsam ja kättesaadavam nii ametnikele kui ka Eesti elanikele.

Infot sisebürokraatia vähendamise projekti kohta leiab rahandusministeeriumi kodulehelt.