Tuhanded töötajad, üks süsteem ja isetegemise võlu reformivad tugiprotsesse. Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliteenuste osakonna juhataja Janika Terve ja riiginõuete osakonna juhataja Erki-Paul Ridal kirjutavad pikemalt, kuidas asutuste ülese süsteemi kasutuselevõtt reformis riigiasutuste tugitegevuste korraldust.
Digiajastu fenomen on võimalus korraldada ise ja kiirelt oma asju, mida seni tegid teised Sinu eest. Kui oma asju korraldavad ise tuhanded saab muuta protsesse tervikuna. Seda võimalust on edukalt kasutanud riik, et korrastada oma tugisüsteeme. Riik jagas puhkuste, lähetuste, asendamise vormistamise ja töövahendite haldamise oma töötajate vahel ära, võttis kasutusele keskse majandustarkvara ning reformis kogu süsteemi paremaks.
Riigi ülesannete täitmiseks toimivad asutuste üleselt süsteemid, mille kasutusele võtmine on vähendanud märkimisväärselt bürokraatiat, töö hulka ning säästnud maksumaksja raha. Üks neist on riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP). Riigiasutuste rohkem kui 32 000 töötajat saavad nüüd sisestada igapäevaselt ise oma puhkuste, lähetuste, koolituste ja varade infot ning andmed liiguvad süsteemis läbi kooskõlastajate personaliarvestaja või raamatupidaja andmekogusse – majandustarkvarasse SAP. Kogu seda süsteemi toetab keskselt Riigi Tugiteenuste Keskus ja vabastab nii asutused nn tugitööst. Kuna tegemist on tuhandete töötajate andmetega, siis kokku tekib väga arvestatav kokkuhoid.
Puhkuste vormistamine ja haldamine on lihtsam kui eales varem
Puhkuste, lähetuste ja töövahendite haldamise protsessid olid paljudes asutustes veel hiljuti paberkandjal, andmeid sisestasid terve hulk personali- ja palgaarvestajaid ning raamatupidajaid või vormistasid osaliselt dokumendihaldussüsteemis, mis ei olnud ühendatud finants- või personaliarvestuse tarkvaraga. Seetõttu võttis kogu protsess palju aega ning tekitas lisatööd.
Kui varem pidid töötajad oma saadaoleva puhkuse jääki personaliüksusest küsima, siis iseteenindusportaalis on igal töötajal võimalik reaalajas saada ülevaade oma puhkuse kohta: vaadata millal ta viimati puhkas, mis ajaks on planeeritud järgmine puhkus ja kui palju on tal veel kasutamata puhkusepäevi alles. Puhkusetaotlust on lihtne täita ja vajadusel saab juurde lisada nõutud dokumente.
Lisaks näeb RTIPis infot asendamiste kohta. Asenduse kokkuleppimine toimub puhkuse taotlemise kooskõlastusringis. Iseteenindusportaal pakub võimaluse igaühel tellida endale süsteemipoolseid meeldetuletusi puhkusele jäämise ja asendamise aja kohta. Puhkuse alusdokumendi vormistamine on ära jäänud, sest puhkuse taotluse esitamisel vormubki vajalik dokument.
Iseteenindusportaali kasutuselevõtt on võimaldanud asutustes lühendada puhkuste vormistamise ja kooskõlastamiseks vajalikke kooskõlastusringe ning viia puhkuste kinnitamise volituse tippjuhtide tasemest allapoole.
Personalitöötajate töö puhkuste vormistamisel on tänu iseteenindusportaalile samuti lihtsustunud. Enam pole vaja ajakava koostamisel lugeda kokku soovitud puhkuse päevade arvu ja jälgida, et sinna sisse ei langeks rahvuspüha ja riigipühade päevi. Samuti puudub vajadus kontrollida käsitsi asutuse poolt kehtestatud puhkuse kasutamise reegleid. Kõike seda teeb nüüd süsteem, mida on võimalik eelseadistada vastavalt oma asutuse vajadustele. Seadusega kehtestatud reeglid, mis kehtivad kõigile, on samuti eelseadistatud ja nende täitmist inimene eraldi jälgima ei pea.
2017. aastal genereeriti iseteenindusportaalis automaatselt ca 42 500 puhkusekäskkirja/korraldust. Varem tegid seda tööd asutuse personalitöötajad. Lisaks asutuste personalitöötajate töö vähenemisele on RTIP vähendanud Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliarvestajate tööd.
Eelmisel aastal liikus riigitöötaja portaalist majandustarkvarasse SAP 154 825 puhkuseperioodi, mida varem sisestasid personaliarvestajad. Tabel annab ülevaate, kuidas on aastate jooksul kasvanud tegevus iseteenindusportaali puhkusemoodulis. Need numbrid on kasvanud ka tänu sellele, et asutuste personaliarvestus on toodud majandustarkvarasse SAP järkjärguliselt. RTIPi saavad kasutada ainult need, kelle andmed on majandustarkvaras SAP.
| 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | 2018 | KOKKU | |
| Puhkuseperioode | 706 | 32 464 | 58 284 | 89 678 | 154 825 | 118 505 | 454 462 |
| Kinnitusdokumente (PDF) | 288 | 6 958 | 15 054 | 23 933 | 44 063 | 38 730 | 129 026 |
Koolitusspetsialistide töö on samuti kergem
Koolituste mooduli kasutuselevõtt lihtsustab oluliselt asutuse koolitusspetsialistide tööd, alates koolitussündmuse loomisest ja sihtrühmale kutsete saatmisest kuni töötajate koolitusele vormistamiseni ja peale koolitust tagasiside kogumiseni. 2018. aasta suvest saavad läbi iseteenindusportaali Riigi Tugiteenuste Keskuse poolt avalikule sektorile pakutavatele koolitus- ja arendustegevustele (Euroopa Sotsiaalfondist rahastatavad) registreeruda ka nende asutuste töötajad, kes ei ole liitunud riigi personali- ja palgaarvestuse andmekoguga.
Lähetuste vormistamise suurim võit on seotud kuluaruannete esitamisega
Varasemalt algas lähetuskulude aruande koostamine õige aruandevormi ülesleidmisest asutuse intranetist. Seejärel oli vaja see täita ning vahetu juhi ja kulujuhi poolt kinnitada, kuid kooskõlastusring võis olla veelgi pikem. Korrektset, kiiresti hoomatavat või töödeldavat ülevaadet, kus aruanded parajasti oma kooskõlastusringis asuvad, omasid vähesed. Kui kooskõlastused korjatigi kokku dokumendihaldussüsteemi menetlusringi kaudu, siis andmete jõudmisel raamatupidajani pidi tema need omakorda sisestama majandustarkvarasse. Iga täiendav andmesisestus tähendab aga eksimise võimalust. Lisaks tuli menetlusdokument varustada viitega majandustarkvara sisestusdokumendile, et vajadusel hiljem andmeid võrrelda.
Iseteenindusportaalis on lähetuste kooskõlastusringid sarnaselt puhkustele asutuse poolt eelseadistatavad ja igal ajahetkel on nähtav, millises staatuses on mingi lähetuskorraldus või kuluaruanne ning kelle juures on kooskõlastusjärg. Süsteem saadab peale lähetuse lõppemist kuluaruande koostamise meeldetuletuse, aruanne ise on juba süsteemi poolt eeltäidetud, aga vajadusel saab seda täiendada, sh lisada failidena kuludokumente.
Finantsarvestajate poolt vaadatakse andmed üle ja topeltsisestuse vajadust enam ei ole, sest RTIP saadab korrektsed andmed koheselt majandustarkvarasse.
Lähetuse andmete analüüsimine on terviklikum ja mitmekülgse
Varasemalt oli vaja näiteks auditi raames või lähetuste andmete analüüsimisel dokumendid paberkaustadest välja otsida. Kaustad aga olid mõnel juhul juba arhiivi jõudnud, kust dokumente otsisid arhivaarid.
RTIPi lähetuste moodulist on võimalik saada infot lähetustega seotud kogukuludest ning lähetuses viibitud perioodidest. Samuti on kättesaadavad sisuaruanded ja kuluaruanded koos kuludokumentidega. Dokumentide juurde tagasipöördumiseks tuleb käivitada vaid vastavad otsingud ja füüsilistesse arhiiviruumidesse polegi midagi enam hoidmiseks esitada.
Majanduskulude hüvitamise protsess on tõhusam
Asutustele on antud võimalus iseteenindusportaalis majanduskulude moodulis kasutusele võtta põhiliste hüvitatavate kululiikide vormid. Näiteks on eraldi vorm prillidega seotud kulude hüvitamiseks, isikliku auto kasutamiseks ja tervishoiukulude katmiseks. Tegemist on erineva sisuga kuludega, mille puhul võivad ka kooskõlastusringid erineda, aga RTIPis on seda võimalik iga vormi puhul eraldi eelseadistada.
Varade haldus on kolinud Exceli tabelist iseteenindusportaali
Paljude asutuste jaoks on olnud tööd lihtsustavaks sammuks varade mooduli kasutuselevõtt. Lisaks põhivarade arvestusele on see mõeldud väikevarade haldamiseks, näiteks mööbel, mitmesugune inventar, masinad ja seadmed või erivarustus.
Iseteenindusportaali varade moodulist saab ülevaate töötajate vastutusel olevatest varadest. Varahaldur saab teha varadega vajalikke toiminguid arvele võtmisest maha kandmiseni. Varade inventuur on samuti võimalik läbi viia RTIPis. Inventuuri lihtsustamiseks on olemas ribakoodide loomise funktsionaalsus. Varadele tuleb kleepida ribakoodid, mis kiirendab nende hilisemat tuvastamist elektrooniliste lugemisvahenditega – varade paikvaatluseks kuluv aeg on lühem ja vara kasutajat segatakse minimaalselt.
Kuhu edasi?
Iseteenindusportaali erinevate moodulite ülesehituse loogika ja ekraanivormid on püütud hoida võimalikult ühetaolised. Rahulolu küsitluste käigus on kasutajad andnud sellele kõrgeid hindeid. Paberkandjal dokumentide menetlemine on asendunud infovoogudel põhineva andme-edastusega, kooskõlastusringidest on parem ülevaade, arhiveerimine toimub süsteemis automaatselt ning olemas on liides majandustarkvaraga, mis tagab tervikuna ühekordse andmesisestuse.
Moodulite kasutuse ülevaade (protsent näitab kui paljud majandustarkvaras SAP olevatest asutustest mingit moodulit kasutavad) näitab selgelt, et iseteenindusportaali kasutatakse asutustes väga aktiivselt.
Kindlasti on süsteemis edasiarendamise võimalusi nii olemasolevate funktsionaalsuste osas kui ka uute moodulite lisamisel. Peatselt valmib puhkusemooduli täiendus, et saaks vormistada iseteenindusportaali kaudu ka töölt puudumisi, näiteks tervisepäevad, asutuste poolt lubatud puudmisi, osalemist kaitseväe õppustel jne. Järgmiseks peaks valmima isikuandmete haldamise mooduli arendus ja töösuete vormistamise moodul ehk tööle võtmised, üleviimised, vabastamised, tasude määramised jne.
Nii on Riigi Tugiteenuste Keskusel soov realiseerida iseteenindusportaalis asutuse pangakaartidega tehtud kulude aruannete esitamine – seda just eeltäidetud aruandena – selliselt, et tehtud kulude informatsioon laekuks regulaarselt pangast kaarditehingutena. Järgmise aasta alguseks peaks valmima puhkuste mooduli juurde võimalus vormistada ka teisi asutuse töökorraldusega lubatud puudumisi, näiteks tervisepäevi, vaba päeva kooliaasta alguse puhul jne või ka seadusega ettenähtud avaliku võimu teostamise õiguse peatumisi. Edaspidi on kavas arendada iseteenindusportaali isikuandmete ja töösuhte halduse moodul.
Kõigile meeldivat kasutajakogemust soovides!